Какие существуют шкафы для документов в офис, обзор моделей

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Совет!
Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Совет!
Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Достоинства конструкций из металла

Как утверждают специалисты, лучше всего справиться с высокопоставленной задачей хранения важных документов сможет именно металлическая конструкция. Несомненно, по внешним показателям выигрывают модели шкафов, выполненные из дерева, но они не имеют необходимого уровня прочности.

Важно отметить, что сегодня производители все чаще стали покрывать конструкции эмалью порошкообразного типа. Это обуславливается тем, что данное покрытие наделено продолжительным эксплуатационным периодом времени

На сегодняшний день перед потребителем представлены модели офисных шкафов любого типа и размера. Чтобы определиться с подходящим вариантом, стоит только точно знать, какие задачи будут поставлены конструкции в процессе функционирования. При этом не стоит забывать о том, какое место шкаф для документов офисный будет занимать в помещении, какой максимальный объем документов предполагается в него расположить.

Шкаф для персонала

Локеры, офисные шкафы и стеллажи для персонала выбираются с учетом размеров, функционала офиса. Согласитесь, что, если в кабинете работает трое сотрудников с минимальным документооборотом, – им скорее всего не понадобится стеллаж от пола до потолка. Если, например, в кабинете предполагается хранение архивных документов, то желательно, чтобы у полок присутствовали дверцы. Деревянные – если нет необходимости часто доставать папки, и стеклянные — в обратном случае. Этот вариант сбережет документы от пыли.

Если офис достаточно большой – тут сработает идея с перегородками в виде стеллажей.

Нельзя забывать о локерах для одежды. Это удобно для персонала, и предотвратит возможность сотрудников постоянно отвлекаться на личные вещи.

Критерии выбора

Все владельцы офисов хотят приобрести одновременно недорогое и долговечное оборудование. Требованиям большинства соответствуют металлические стеллажи. Они надёжны, так как выдерживают серьёзные нагрузки.

Дизайн металлических позиций отличается простотой. Солиднее выглядят аналоги из ДСП и МДФ. Стеллажи «под дерево» идеально сочетаются с мебелью. Однако они уступают металлическим системам продолжительностью эксплуатационного срока. Стальные конструкции не деформируются и не рассыпаются со временем. Нельзя не отметить и их стойкости к влаге. Стеллажи из металла легко собрать и демонтировать при необходимости. Для их установки не понадобятся специальные инструменты. Шуроповёрт и отвёртка не нужны, так как элементы конструкции крепятся между собой с помощью зацепов. При необходимости систему хранения можно расширить, докупив стеллажи. Аналоги из ДСП ограничены традиционной сборкой.

Богато и изысканно выглядят системы из массива дерева. За шикарные внешние характеристики изделий придётся прилично заплатить

Во время покупки важно спросить у продавца о способах защиты дерева. Если элементы не покрыты качественными влагоустойчивыми средствами, вкладывать в модель деньги бессмысленно

При выборе конструкции из того или иного материала разумно учитывать не только характеристики позиции, но и потребности пользователей. Удобство оборудования – один из факторов. Без учёта пользовательских потребностей рабочий процесс превратится в испытание!

Важные критерии выбора

Мебель для офиса должна быть комфортабельной в плане конструкции. Внешний вид тоже играет важную роль. Дизайн шкафа должен соответствовать общему интерьеру. Нельзя забывать о безопасности. Для ценных бумаг следует выбирать металлические шкафы с защитой от возгорания и опрокидывания.

При заказе мебели не стоит экономить на фурнитуре. Качественные крепления, направляющие и системы открывания являются залогом длительной и комфортной эксплуатации шкафа. Если конструкция изготавливается из ДСП, для фасадов лучше выбрать МДФ, этот материал более прочный.

Комфортабельная конструкцияСтильный внешний видУстойчивая к повреждениям поверхностьКачественная фурнитура

Разновидности шкафов для хранения документов

Большой востребованностью среди потребителей пользуются металлические шкафы. Связано это с их практичностью. Они прекрасно противостоят любым видам механических повреждений. Сегодня сфера применения металлических конструкций весьма расширена. В них хранят не только документы с ценными бумагами и документами, но и прочие предметы высокой ценности.

Шкафы архивного типа для документации

Название мебели напрямую определяет его сферу применения. Помещения архивного типа оснащают именно такими конструкциями. Связано это с тем, что модели разработаны с учетом требований защиты ценной документации от воздействий любого рода повреждений из окружающей среды.

Бумага со временем теряет свою прочность. Поэтому она требует к себе бережного обращения, соответствующего способа хранения. Как правило, толщина стенок рассматриваемой конструкции не превышает двух миллиметров, этого вполне хватает для сохранения документации в надлежащем виде.

Одним из главных требований, выдвигаемых к архивным шкафам, является соответствие нормам противопожарной безопасности.

К тому же, конструкция должна обязательно быть оснащена надежными защитными замками. Именно при их помощи осуществляется предотвращение нежелательного проникновения в шкаф посторонних лиц. Размер полок также не стоит оставлять без внимания. Чаще всего предпочтения отдают полкам широкого образца, так как они наиболее удобны в эксплуатации.

Все чаще в повседневном обиходе можно встретить офисный шкаф, который используется не по прямому предназначению (хранение документации), а для размещения в нем коробок с важными элементами. В этом случае требуются модели нестандартных размеров.

На рынке офисной мебели они встречаются редко, поэтому легче выполнить конструкцию по заказу. Как правило, в шкафах с нестандартными габаритами полки являются съемными, что позволяет регулировать их высоту внутри конструкции.

Второе название шкафа архивного типа — канцелярский. Обосновывается это тем, что монтируется он не только в архивных помещениях, но так же в библиотеках, кабинетах в школе. Все чаще можно встретить книжный шкаф для офиса.

Бухгалтерские шкафы

Данный вид шкафов представляет собой аналогию с предыдущей рассматриваемой моделью. Применяют его в той же сфере. Здесь хранят не только бумаги (юридические, бухгалтерские, технические), но также печати предприятия, бланки для заполнения, купюры денежных единиц. Модели высокого качества оснащены защитой повышенной надежности, которая предназначена защитить шкаф от взлома.

Пространство внутри конструкции может иметь отличительные особенности. Так, например, некоторые модели дают доступ к некоторому количеству ящиков при открытии одной дверцы, иные же имеют дверцу на каждом ящике. Количество ячеек имеет разное число, все зависит от модели конструкции.

Для того чтобы в шкафу можно было хранить большой объем документации, выбирают наиболее просторные конструкции. Если же папок с документами не очень много, то можно рассмотреть модели меньших объемов.

Такие шкафы могут иметь встроенные сейфы, обладающие дополнительной защитой от вскрытия.

Документационный шкаф бухгалтерского типа имеет следующие отличительные особенности:

• Надежная защитная система.
• Повышенный уровень прочности металлического каркаса.

Картотечные шкафы

Шкафы картотечного назначения предназначены для структурирования, хранения документационной информации. Ячейки в разных моделях могут быть расположены вертикально либо горизонтально. Более дорогостоящий шкаф картотечного типа представлен моделью вращающихся отсеков для папок с документами. Он довольно-таки удобен в эксплуатации, при этом позволяет распределять информацию по алфавиту либо другой классификации.

Выделяют несколько характерных особенностей рассматриваемой модели:

• открытый доступ к любой документации, так как конструкция шкафа имеет высоту не более полутора метров;
• 10 ящиков, оснащенных выдвижной системой;
• шкаф устойчивый благодаря встроенной конструкции, которая не позволит ему ни при каких обстоятельствах перевернуться;
• ящики могут вместить документы любого формата.

Устанавливать данную модель можно в любом помещении, где требуется точное распределение бумаг. Это могут быть библиотека, канцелярия, офис.

Стиль и дизайн

Выбирая шкафы для офисных помещений, важно не только учитывать вместимость и удобство конструкции мебели, но и ее дизайн. Если помещение оформлено в стиле хай-тек, подойдут металлические конструкции, стеклянные или пластиковые фасады

Цветовая гамма может быть любой, все зависит от вида деятельности компании, корпоративных цветов. Кабинеты, оформленные в классическом стиле, обставляются мебелью из массива дерева. Шкафы могут иметь резные фасады, украшение лепниной. Интерьеры офисов open space часто выполняют в стиле лофт. В такое помещение уместно поставить шкаф, сочетающий в себе металлические и деревянные элементы. Подобная мебель обычно не декорируется, имеет слегка небрежный вид.

В отдел кадров или бухгалтерию хорошо впишутся стеллажи с большим количеством ящичков, с дверцами, закрываемыми на замки. В коридорах и кабинетах, где часто бывают посетители, можно поставить стеклянные витрины, открытые шкафы с буклетами и другой полезной информацией. На большом предприятии нелишним будет шкаф для верхней одежды и сменной обуви.

Как правильно выбрать металлический шкаф

Прежде всего, необходимо определиться со сферой применения металлических шкафов, для чего они будут нужны. Существуют как специальные шкафы для хранения тех или иных предметов, так и универсальные. Однако стоит помнить, что даже универсальные модели не подойдут, например, для хранения оружия или лекарственных препаратов.

По своей конструкции все шкафы делятся на сборные и сварные.

Сварные металлические шкафы доставляются заказчику в готовом виде. Они имеют более жесткий корпус и их не нужно собирать. Однако могут возникнуть трудности из-за больших размеров.

Сборные металлические шкафы, соответственно, доставляются в разборном виде. Однако их, как правило, просто собирать. Кроме того, они отличаются легким весом и удобной транспортировкой.

На какие вещи стоит обращать внимание при выборе металлического шкафа:

максимальная загрузка на полку;

тип хранения вещей;

Стоит отметить, что в погоне за наиболее низкой ценой не всегда покупатель приобретает качественный товар.

Тренд №2: умные офисы

Как технологии помогают противостоять вирусам

В 2020 все мы поняли, что важно как можно реже притрагиваться к поверхностям, которых касались другие. С начала пандемии разработчики трудятся над приложениями, позволяющими минимизировать количество контактных процессов в офисах. . Например, Huawei и Wanglong Intelligent зимой 2020 представили систему вызова лифта через приложение, установленное на смартфоне

Новинка была успешно опробована в Китае. А в Таллине есть полностью бесконтактное офисное здание, где все двери и лифты управляются с помощью смартфона. Программное обеспечение для него разработала компания Ninja Solutions. 

Например, Huawei и Wanglong Intelligent зимой 2020 представили систему вызова лифта через приложение, установленное на смартфоне. Новинка была успешно опробована в Китае. А в Таллине есть полностью бесконтактное офисное здание, где все двери и лифты управляются с помощью смартфона. Программное обеспечение для него разработала компания Ninja Solutions. 

Появляется множество решений для безопасной работы в офисе. Так, приложение Safe Distance, разработанное Smart Citti и Wrld3D, создает трехмерную карту офиса, показывает наиболее людные места и передает данные о том, какие помещения заняты. 

Приложение Safe Distance позволяет сотрудникам безопасно перемещаться по офису, избегая мест скопления людей

Пользуются популярностью и приложения, которые отслеживают перемещения сотрудников с помощью GPS-сигнала, а в случае, если кто-то заразился, позволяют быстро вычислить, с кем он был в контакте. 

Так выглядят технологии будущего. Но уже сегодня вы можете сделать свой офис более безопасным для сотрудников: 

• заменить обычные двери автоматическими, выключатели — сенсорными датчиками, сканеры отпечатков или пластиковые пропуска — системой распознавания лиц;
• приобрести бесконтактные дозаторы для жидкого мыла и дезинфицирующих средств; 
• использовать бесконтактные системы для смыва и смесители в санузлах;
• отказаться от кофе-машин и автоматов со снеками, отдав предпочтение доставке порционной герметично упакованной еды. 

Для контроля температуры сотрудников можно использовать встроенные датчики на рабочих местах или бесконтактные тепловизорные камеры, которые устанавливаются на входе в офис. 

Пример использования терминала Dahua во входной зоне офиса. Если температура тела повышена или человек не надел маску, дверь не откроется. 

Что нужно для удаленной командной работы

Рост доли тех, кто работает удаленно, потребует соответствующего оборудования офиса. В переговорных и конференц-залах должны быть установлены экраны, камеры, микрофоны, интерактивные электронные доски с возможностью совместной работы. 

На этом базовом наборе развитие не остановится. Компания Facebook представила концепт интерфейса для очков виртуальной реальности, который позволит создать рабочее место где угодно. 

Системы запирания

Среди самых распространенных разновидностей запирающих устройств:

1. Поворотный замок. Обычная разновидность с ключом, который применяется в большинстве дверей.
2. Кнопочный механизм. Предназначен, чтобы надежно закрыть створку, а она не открылась бы случайно.
3. Кодовый. Для того чтобы открыть такую дверь, необходимо знать секретные цифры, установленные владельцем или руководителем.
4. Электромеханический. Замок с электроприводом, обладает повышенной надежностью и защитой как от грубого взлома, так и от подбора кода.
5. Электронный. Для открывания используется карта, магнитный ключ или любой другой предмет, запрограммированный на снятие блокировки замка.

Еще одна градация систем запирания основывается на типе установки. Существуют накладные и врезные модели замков. Их выбирают, опираясь на материал изготовления мебели, необходимые задачи. Например, тонкому дереву или древесным плитам подойдут накладные системы, так как врезка может сильно повредить дверь. При этом вторые занимают меньше места, но для них необходимы более толстые стенки. Для металлических, пластиковых шкафов часто используют индивидуальные запирающие устройства.

Система запирания выбирается в зависимости от функции офисного шкафа

Расцветки и дизайн

Цвет офисной мебели подбирается так, чтобы она соответствовала общему дизайну интерьера, корпоративному стилю компании. Всегда беспроигрышный вариант — черный или белый шкаф. Эти цвета отлично вписываются в любой интерьер, выглядят сдержанно и лаконично. Наиболее популярными стилями для оформления шкафов для документов являются:

• модерн — лаконичный дизайн, комбинация материалов, оригинальные фактуры, расцветки нейтральные: серый, коричневый, бежевый;
• минимализм — простые формы, облегченная конструкция, сдержанная цветовая гамма;
• hi-tech — оптимальный выбор для компаний, работающих с IT-технологиями, мебель обычно металлическая или пластиковая, с асимметричными формами, четкими очертаниями, часто дополнена встроенной подсветкой;
• лофт — в основном это комбинированные открытые модели с металлическим каркасом и деревянными полками или ящиками.

Часто стоит выбор между матовым и глянцевым типом покрытия мебели. Каждый вариант по-своему красив. Глянец выглядит эффектнее, но от него могут отражаться лучи света и мешать сотрудникам. Кроме того, такая поверхность требует постоянного ухода, так как на ней отчетливо видны следы пальцев. Матовая мебель лишена таких недостатков.

МодернМинимализмХай-текЛофт

Материал папок-регистраторов

На долговечность папки влияет, в первую очередь, материал, из которого выполнена обложка сегрегатора. Многие задаются вопросом, картонную или пластиковую папку-регистратор на кольцах выбрать? У каждого из этих материалов есть свои особенности и преимущества.

Картон

Это недорогой и практичный материал. Одним из его преимуществ является легкость и возможность дальнейшей переработки. Чтобы обеспечить папкам повышенную износостойкость, края обложки отделываются металлической окантовкой. На производстве будущие папки выпускают в качестве листов, затем они складываются, и с внутренней стороны корешка устанавливается механизм. Далее папки готовы к использованию.

Картон + цветное покрытие из бумаги

Покрытие из бумаги не меняет эксплуатационные характеристики папок. Это относится к дизайну. Если регистраторы применяются в архивах, нет необходимости покупать папки с необычным оформлением, подойдут простые картонные. Для архивов можно купить простые папки-регистраторы оптом

Но если вы активно пользуетесь ими в офисе, и они постоянно на виду, обратите внимание на папки с покрытием из цветной бумаги.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.

Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.

Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.

Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.

Рекомендуем: Как правильно хранить манку, чтобы она не испортилась и не стала добычей жучков?

Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.

Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.

Типы механизмов в офисных папках для документов с металлическим зажимом

Различают несколько видов прижимных механизмов в папках для хранения и архивации документов. К ним относят следующие:

Арочный механизм для папок. Представляет собой две металлические дуги, которые смыкаются и размыкаются по принципу рычага. Арочные кольца имеют фигурный край. Также механизм оснащен прижимной планкой. 

Кольцевой разжимной механизм. Документы внутри папки крепятся на размыкающиеся кольца O-образной или D-образной формы. Количество колец может варьироваться от 2 до 6.

Арочный механизм для папок-регистраторов считается наиболее распространенным и удобным. В левой (верхней) части сегрегатора имеются специальные отверстия под арочные кольца. При закрытии кольца входят в прорези как в пазы, защищая папку от раскрытия.

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

https://youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

1. бумаги, подтверждающие право собственности;
2. личные печати;
3. большие суммы наличных средств.

Особенности

Несмотря на то что большинство действий и операций теперь происходит в электронном виде, информация обрабатывается и архивируется специальными профессиональными программами, все же полностью избежать использования бумажных носителей не получается. Необходимо как-то систематизировать договоры, картотеку, бухгалтерскую и прочую документацию, которая архивируется, собирается.

Современный мебельный рынок предоставляет огромный выбор различных стеллажей. Они различаются размерами, материалами изготовления и конструкцией. Наиболее востребованные – офисные стеллажи из металла и деревянные аналоги. Спрос на пластиковые изделия минимален.

К стеллажным элементам выдвигают некоторые требования, касающиеся не только цветового и дизайнерского решений. Стеллажи в интерьере могут рассматриваться как элементы зонирования помещения, поскольку этот вид мебели при необходимости служит перегородкой между конкретными группами сотрудников или секторами, разграничивая единое пространство.

Функциональность стеллажных систем оценивают по:

• емкости;
• возможности использования модулями;
• количеству ячеек;
• расчётной нагрузке;
• габаритам;
• методу установки (стационарный либо передвижной);
• возможности доступа (одно/двустороннего).

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Папка для основных документовИсточник comfylife.ru

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

На открытых полкахИсточник media.placester.com

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Настольный органайзерИсточник avatars.mds.yandex.net